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title: 表單資料別只靠 Email：留底＋同步試算表
description: 很多「表單收不到」其實資料有進來、只是信沒到。開啟後台紀錄、串 Google 試算表，名單才不會跟著信一起消失。
url: "https://wptoolbear.com/docs/form-entries-google-sheets-backup/"
updated: "2026-09-13"
category: 表單・郵件通知
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# 表單資料別只靠 Email：留底＋同步試算表

**快速答案：**通知信會漏、會進垃圾信匣，所以表單資料至少要有兩處留底：表單外掛的後台紀錄，加上自動同步到 Google 試算表或 CRM。多數表單外掛用官方或第三方擴充就能串，不用寫程式。

## 為什麼會這樣

我們處理過的「表單收不到」案子裡，很多其實資料有進來，只是信沒到。如果外掛沒開紀錄功能（Elementor 早期版本預設關閉、Contact Form 7 本身不存資料），信一漏就等於名單沒了。另一個實際需求是業務、客服、主管要共用同一份名單，靠轉寄信件既慢又容易漏。

## 怎麼處理

1. 確認外掛有留底：Gravity Forms「項目」、WPForms「Entries」、Elementor → Submissions（要先在功能設定裡開啟）、Contact Form 7 要另裝 Flamingo。
2. 通知信多加收件人：在表單的通知設定加第二個收件人或副本（CC），例如業務信箱加主管信箱。改收件人時順便確認寄件人沒被改成外部信箱，那樣會被擋。
3. 串 Google 試算表：Gravity Forms 與 WPForms 都有 Google Sheets 擴充（付費層級）；Elementor 表單可用 Webhook 送到 Google Apps Script，或用 Uncanny Automator、Zapier、Make 這類自動化工具。不同表單可以對應到同一份試算表的不同分頁。
4. 串 CRM 或電子報：Mailchimp、ConvertKit、FluentCRM 都有對應擴充，把「訂閱電子報」欄位對應到標籤。
5. 串完做三件事：送一筆測試、看試算表欄位順序對不對、確認舊資料要不要回填（一般不會自動回填）。
6. 每季把紀錄匯出 CSV 存起來，外掛紀錄也可能因為更新或清理而消失。

## 我們實際遇過的情況

一個課程網站有三個表單，我們用自動化工具把它們一起串到 Google 試算表，業務不用再翻信箱找單。另一個活動網站的做法相反：不同活動各自進各自的試算表，主辦人各看各的，不會互相干擾。

客戶常問的「不同地區的詢問要通知不同的人」，在表單的通知設定裡用條件就能做，不必拆成好幾個表單。也有站原本沒開紀錄功能，信件漏掉就沒有名單；開啟 Form Submissions 之後才有底可查。

## 什麼時候該找人

表單含個資要串到 CRM 或簡訊系統、已經有上千筆歷史資料要搬、或串接後欄位對不上且怕資料外洩，這時欄位對應與權限設定最好有人一起看。通知信忽然全部停了，先照 [SMTP 那篇](https://wptoolbear.com/docs/wordpress-form-notification-not-received/)檢查。

## 常見問題

### Contact Form 7 送出的資料後台看得到嗎？

本身不存資料，要另裝 Flamingo 外掛才會留底。Gravity Forms、WPForms、Elementor 則內建紀錄功能。

### 不同表單可以進同一份 Google 試算表嗎？

可以，通常對應到同一份試算表的不同分頁。串完先送一筆測試確認欄位順序，舊資料一般不會自動回填。

### 通知信可以同時寄給業務和主管嗎？

可以，在表單的通知設定加第二個收件人或副本；也能依欄位條件寄給不同人，例如依地區通知不同代理商。

想有人每月幫你顧著表單與名單：[網站守護方案](https://wptoolbear.com/guardian/)。先看體質：[免費健檢](https://wptoolbear.com/wordpress-website-health-check/)。