網站架構規劃SOP：客戶需求訪談與紀錄完整教學

高效的網站架構規劃，始於深入了解客戶需求。這份「網站架構規劃SOP:客戶需求訪談與紀錄」完整教學，將引導你系統性地收集並記錄關鍵資訊，確保網站最終能滿足客戶期望。 我們將詳細說明如何有效訪談，涵蓋從準備訪談提綱到整理記錄、確認客戶需求的全流程。過程中，務必詳細記錄客戶的業務目標、網站功能需求，以及目標受眾的特性。 同時，清晰地確認客戶對網站風格、預算和項目的時程安排等方面的期望至關重要。 記住，提問需避免含糊不清，善用開放式和封閉式問題，並使用視覺化的工具如流程圖或思維導圖，將訪談結果清晰呈現。 經驗顯示，預先準備充分的問題清單，並在訪談後迅速整理，將有效提升溝通效率，避免後續的返工與誤解，最終交付更符合客戶需求的高品質網站。

這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)

1. 事前準備訪談提綱，釐清客戶業務目標和網站功能需求： 別只問「您想要什麼功能？」，深入探討客戶的業務目標（例如：提升品牌知名度、增加銷售額），並以此為基礎，引導客戶明確網站所需功能（例如：線上購物、部落格、會員系統）。 準備一份包含開放式和封閉式問題的訪談提綱，並預先研究客戶業務背景，才能更有效率地收集資訊。 記住，要記錄客戶對網站風格、預算和時程的期望。
2. 運用視覺化工具記錄及整理訪談結果： 別只依靠文字記錄，善用流程圖、思維導圖等視覺化工具，將訪談資訊整理成結構化的文件。這有助於更清晰地呈現客戶需求，方便後續的網站架構規劃，也能讓客戶更直觀地理解你的規劃方向，減少溝通誤解。
3. 訪談後立即撰寫總結並與客戶確認： 訪談結束後，盡快撰寫一份簡潔明瞭的訪談記錄總結，並與客戶確認內容是否準確無誤。及時釐清任何疑問，避免日後因資訊偏差造成返工或延誤專案進度。 確保雙方對網站功能、設計風格、預算和時程等方面達成共識，才能奠定成功的網站架構規劃基礎。

高效訪談：解鎖客戶需求

網站架構規劃的首要任務，便是深入理解客戶的需求。這不僅僅是問他們想要什麼功能，更是要挖掘他們真正的業務目標、目標受眾、以及對網站的期望。一個高效的訪談，就像解鎖寶箱的鑰匙，能幫助你找到最適合客戶的網站架構方案。作為網站架構師和使用者體驗設計師，我發現許多專案的成敗，都取決於需求訪談的品質。以下我將分享如何進行高效的客戶訪談，讓你精準地掌握客戶需求，為成功的網站架構奠定基礎。

訪談前的準備：磨刀不誤砍柴工

訪談前的準備工作至關重要，它能確保訪談過程流暢、高效，並能獲取最全面的資訊。就像武士出征前需要磨礪刀劍，訪談前也需要做好充分的準備：

• 研究客戶背景：在訪談前，務必花時間研究客戶的業務類型、目標市場、競爭對手，以及現有的線上資源。這能讓你對客戶的產業有初步的瞭解，並在訪談中提出更深入的問題。
• 設定訪談目標：明確本次訪談想要達成的目標。例如，你可能想要了解客戶的核心業務、網站功能需求、目標受眾，以及預算範圍。設定明確的目標能幫助你更有效地引導訪談方向。
• 制定訪談提綱：根據訪談目標，制定一份詳細的訪談提綱。提綱應包含開放式問題和封閉式問題，涵蓋客戶的業務目標、網站功能、目標受眾、設計風格、以及預算和時程等關鍵資訊。
• 準備訪談工具：準備好錄音設備、筆記本電腦或紙筆，以便記錄訪談內容。同時，也可以準備一些視覺輔助工具，例如網站範例、競爭對手分析，以及網站架構草圖，以便更清晰地與客戶溝通。

訪談流程：步步為營，引導客戶說真話

訪談的過程，就像一場探險，需要你步步為營，引導客戶說出他們真正的需求。以下是一些訪談流程的建議：

• 建立良好關係：一開始，先與客戶建立輕鬆友
  

  提問範例：打開話匣子，問出關鍵資訊

  以下提供一些實用的提問範例，幫助你打開客戶的話匣子，問出關鍵資訊：

  • 關於業務目標：
    • 您希望網站能為您帶來什麼樣的效益？
    • 您認為網站在您的整體行銷策略中扮演什麼樣的角色？
    • 您希望透過網站提升品牌知名度、增加銷售量，還是提供客戶服務？
  • 關於目標受眾：
    • 您的目標受眾是哪些人？他們的年齡、性別、職業、興趣是什麼？
    • 您的目標受眾通常會透過哪些管道找到您？
    • 您的目標受眾對網站有什麼樣的期望？
  • 關於網站功能：
    • 您希望網站具備哪些功能？例如，線上購物、部落格、會員專區、客服系統等。
    • 您認為哪些功能對您的目標受眾來說最重要？
    • 您是否需要整合其他系統，例如CRM、ERP等？
  • 關於設計風格：
    • 您對網站的設計風格有什麼樣的偏好？例如，簡約、現代、復古等。
    • 您喜歡哪些網站的設計風格？
    • 您希望網站傳達什麼樣的品牌形象？
  • 關於預算和時程：
    • 您的預算範圍是多少？
    • 您希望網站在什麼時候上線？
    • 您是否需要分階段開發網站？

  切記，訪談不是審問，而是對話。 營造一個輕鬆、開放的環境，鼓勵客戶暢所欲言，才能真正瞭解他們的需求。同時，也要適時分享你的專業知識，為客戶提供有價值的建議。例如，你可以分享一些網站設計趨勢、使用者體驗最佳實踐，以及成功案例，幫助客戶更好地瞭解如何打造一個成功的網站。像是現在的網頁設計趨勢，除了要重視SEO優化，也需要考慮數字永續性的影響，透過優化性能、簡化資源來降低環境負擔。環保意識、無障礙設計與個性化體驗正在成為新標準。你也可以分享像是響應式網頁設計的持續演進、深色模式(夜間、深色、節能模式)的興起、微互動的網頁設計趨勢等等。

  記錄關鍵資訊：完善你的網站架構規劃SOP

  客戶需求訪談後，最重要的環節之一就是記錄。有效的記錄能幫助你將訪談內容轉化為實際的網站架構規劃，避免資訊遺漏或誤解。一個完善的記錄系統不僅僅是簡單的筆記，而是包含結構化的信息整理和分析，讓你能快速回顧、理解客戶的需求，並將其轉化為可執行的方案。

  記錄的工具與方法

  選擇合適的工具和方法至關重要，以下是一些建議：

  • 筆記本電腦 + 雲端筆記：使用筆記本電腦可以快速記錄，同時結合 Evernote、Notion 等雲端筆記工具，方便整理、搜尋和分享。
  • 錄音設備 + 文字轉錄：使用錄音設備記錄完整的訪談內容，再通過專業的文字轉錄服務或 AI 工具將其轉為文字稿。這能確保你不會遺漏任何細節，並且方便後續分析。
  • 思維導圖軟件：在訪談過程中，同步使用 XMind、MindManager 等思維導圖軟件，將客戶的需求、想法、關聯性視覺化。這有助於你更好地理解客戶的整體需求，並發現潛在的關聯。
  • 白板 + 便籤：在面對面訪談中，利用白板和便籤可以快速記錄和組織信息，並且方便與客戶進行互動和確認。

  記錄的內容與格式

  在記錄客戶需求時，應包含以下內容：

  • 基本信息：
    • 客戶公司名稱、聯絡人、職稱
    • 訪談日期、時間、地點
    • 訪談目標、議程
  • 業務目標：
    • 客戶希望通過網站實現的業務目標（例如：增加銷售額、提升品牌知名度、拓展市場）
    • 衡量成功的關鍵指標 (KPI)
  • 目標受眾：
    • 目標受眾的人口統計特徵、行為習慣、需求和偏好
    • 客戶是否有目標受眾的相關研究或數據
  • 網站功能需求：
    • 網站需要包含哪些功能模塊（例如：產品展示、購物車、會員系統、部落格）
    • 每個功能模塊的具體需求和交互設計
  • 網站風格偏好：
    • 客戶喜歡的設計風格、配色方案、排版方式
    • 參考網站或競爭對手網站
  • 預算與時程：
    • 客戶的預算範圍
    • 網站上線的期望時間
  • 其他重要信息：
    • 客戶的特殊需求或限制
    • 任何可能影響網站架構規劃的因素

  記錄的整理與分析

  訪談記錄不僅僅是信息的堆砌，更重要的是整理和分析。以下是一些建議：

  • 建立結構化文件：將記錄整理成結構化的文件，例如 Word 文檔、Google Docs 或專案管理工具。
  • 使用標籤和分類：為記錄添加標籤和分類，方便後續搜尋和篩選。
  • 繪製流程圖和思維導圖：將客戶的需求轉化為流程圖和思維導圖，幫助你更好地理解需求之間的關聯性，並發現潛在的問題。
  • 分析矛盾與衝突：仔細分析客戶的需求，找出其中的矛盾和衝突，並提出解決方案。例如，客戶可能希望網站功能強大，但預算有限，這時你需要權衡不同方案的成本和效益，提出最適合客戶的解決方案。

  通過完善的記錄與分析，你就能將客戶的需求轉化為清晰、可執行的網站架構規劃方案，為項目的成功奠定堅實的基礎。

  

  網站架構規劃SOP:客戶需求訪談與紀錄. Photos provided by unsplash

  從訪談到藍圖：完善你的網站架構規劃SOP

  在掌握了客戶的需求，並且完成了詳細的訪談記錄後，下一步便是將這些資訊轉化為實際的網站架構藍圖。這個階段至關重要，它將直接影響網站的可用性、可擴展性和最終的用戶體驗。從訪談記錄到具體可行的藍圖，需要系統化的方法和工具。

  需求分析與分類

  首先，仔細審閱所有的訪談記錄，將客戶的需求進行分類。可以按照功能性需求、內容需求、設計需求和技術需求等不同的維度進行劃分。例如：

  • 功能性需求： 像是線上購物、會員系統、部落格功能、聯絡表單等。
  • 內容需求： 網站需要呈現哪些資訊？產品介紹、公司歷史、客戶案例、文章等等。
  • 設計需求： 客戶對於網站的視覺風格有何偏好？是否有參考網站？色彩、排版、圖片風格等。
  • 技術需求： 是否需要與現有的系統整合？例如 CRM、ERP 等。網站的流量預估、安全性要求等。

  將需求分類後，能更清晰地瞭解網站的整體輪廓，並為後續的架構設計奠定基礎。

  資訊架構設計

  資訊架構 (Information Architecture, IA) 是網站架構的核心。它決定了網站內容的組織方式和導航結構。一個良

  在設計資訊架構時，可以運用以下幾種方法：

  • 卡片分類 (Card Sorting)： 將網站的內容項目寫在卡片上，邀請目標受眾對卡片進行分類和排序，瞭解他們如何看待和組織這些資訊。
  • 樹狀測試 (Tree Testing)： 建立一個網站的樹狀結構 (模擬導航)，讓使用者在樹狀結構中尋找特定的資訊，評估導航的有效性。
  • 線框圖 (Wireframe)： 建立網站的低保真原型，展示頁面的基本佈局和內容組織方式，快速驗證設計方案。可以使用像是 Figma 這樣的工具來建立線框圖。

  透過這些方法，可以瞭解使用者的心智模型，設計出更符合使用者期望的資訊架構。

  使用者流程設計

  使用者流程 (User Flow) 描述了使用者在網站上完成特定任務的步驟。例如，一個使用者從進入網站到完成購買的流程，或者從瀏覽文章到填寫聯絡表單的流程。設計使用者流程，能幫助你瞭解使用者在網站上的行為路徑，優化使用者體驗。

  在設計使用者流程時，需要考慮以下幾點：

  • 目標： 使用者想要完成什麼？
  • 步驟： 使用者需要經過哪些步驟才能達成目標？
  • 障礙： 在流程中，使用者可能會遇到哪些問題？
  • 優化： 如何簡化流程，減少使用者的操作步驟？

  可以使用流程圖工具，例如 draw.io 或 Lucidchart，將使用者流程視覺化。這有助於你發現潛在的問題，並提出改進方案。

  網站地圖 (Sitemap)

  網站地圖是網站架構的可視化呈現，它展示了網站所有頁面之間的層級關係。建立網站地圖，能幫助你清晰地瞭解網站的整體結構，並確保所有重要的頁面都能被使用者和搜索引擎找到。

  網站地圖應該包含網站的所有主要頁面和次要頁面，並清晰地展示它們之間的關係。可以使用線上網站地圖產生器，例如 XML-Sitemaps.com，快速建立網站地圖。

  透過需求分析、資訊架構設計、使用者流程設計和網站地圖的建立，你可以將訪談中收集到的客戶需求，轉化為一份清晰、可操作的網站架構藍圖。這份藍圖將成為後續設計、開發和測試的基礎，確保網站能夠真正滿足客戶的需求，並為使用者提供卓越的體驗。

  從訪談到藍圖：完善你的網站架構規劃SOP

  階段	步驟	方法/工具	說明
  需求分析與分類	功能性需求	線上購物、會員系統、部落格功能、聯絡表單等	例如：線上購物、會員系統等功能需求。
  	內容需求	產品介紹、公司歷史、客戶案例、文章等等	網站需要呈現的資訊，例如：產品介紹、公司歷史等。
  	設計需求	客戶的視覺風格偏好、參考網站、色彩、排版、圖片風格等	客戶對網站視覺風格的要求，例如：色彩、排版風格。
  	技術需求	系統整合(CRM、ERP等)、流量預估、安全性要求等	網站技術方面的需求，例如：與CRM系統整合。
  資訊架構設計	卡片分類 (Card Sorting)	無	將網站內容項目寫在卡片上，邀請目標受眾分類和排序。
  	樹狀測試 (Tree Testing)	無	建立網站樹狀結構，讓使用者尋找特定資訊，評估導航有效性。
  	線框圖 (Wireframe)	Figma	建立網站低保真原型，展示頁面佈局和內容組織方式。
  使用者流程設計	目標	無	使用者想要完成什麼？
  	步驟	無	使用者完成目標所需的步驟。
  	障礙	無	使用者可能遇到的問題。
  	優化	draw.io, Lucidchart	簡化流程，減少使用者操作步驟，可以使用流程圖工具視覺化。
  網站地圖 (Sitemap)	網站所有頁面及層級關係	XML-Sitemaps.com等線上工具	網站架構的可視化呈現，展示所有頁面之間的關係。

  確認需求：完善你的網站架構規劃SOP

  在完成了初步的需求訪談和記錄之後，最重要的步驟之一就是確認這些需求。這個階段的目標是確保你和客戶對網站的目標、功能和設計有著完全一致的理解。這不僅能避免後續開發過程中出現的誤解和返工，還能建立起客戶對你的信任，讓他們相信你真正理解他們的需求，並且有能力將這些需求轉化為一個成功的網站。

  需求確認的重要性

  • 避免誤解： 訪談過程中，客戶可能表達不夠清晰，或者你可能理解有偏差。需求確認能及早發現並修正這些問題。
  • 減少返工： 在開發過程中才發現需求理解錯誤，會導致大量返工，延遲項目進度，增加成本。
  • 提升客戶滿意度： 當客戶看到你準確地理解了他們的需求，並將其納入設計方案中，他們會對你的專業能力更有信心。
  • 建立信任關係： 需求確認是一個雙向溝通的過程，能讓客戶感受到你的用心和專業，從而建立起長期的合作關係。

  如何有效確認需求？

  確認需求並不是簡單地將訪談記錄發送給客戶了事，而是需要經過一系列的步驟，確保所有細節都得到確認。

  1. 撰寫需求總結報告

  在訪談結束後，你需要將所有記錄整理成一份清晰、簡潔的需求總結報告。這份報告應該包含以下內容：

  • 項目目標： 網站要達成的具體目標，例如提升品牌知名度、增加銷售額、提供客戶服務等。
  • 目標受眾： 網站的主要使用者，包括他們的年齡、性別、職業、興趣、以及他們使用網站的目的。
  • 核心功能： 網站必須具備的核心功能，例如產品展示、線上購物、會員管理、部落格等。
  • 設計風格偏好： 客戶對網站的整體風格、色彩、圖片等方面的偏好。
  • 預算和時程： 項目預算和完成時間。

  你可以使用文字、圖表、流程圖等多種形式來呈現這些資訊，力求清晰易懂。務必使用客戶能夠理解的語言，避免使用過多的專業術語。一個

  2. 組織需求確認會議

  將需求總結報告發送給客戶後，組織一次需求確認會議。在會議上，你可以逐條與客戶確認報告中的內容，確保雙方理解一致。在會議中，務必鼓勵客戶提出問題和疑慮，並耐心解答。可以使用視覺化工具，例如原型圖或線框圖，來幫助客戶更好地理解你的設計方案。你可以利用像是 Figma這類協作平台，即時與客戶溝通設計稿，收集反饋。

  3. 處理反饋意見並更新方案

  在需求確認會議後，你可能會收到來自客戶的反饋意見。認真對待這些反饋，並及時調整你的設計方案。如果客戶的意見與你的專業判斷有衝突，不要急於反駁，而是要耐心解釋你的理由，並尋求雙方都能接受的解決方案。將所有修改記錄在案，並再次與客戶確認，確保最終方案能夠滿足他們的需求。

  4. 簽署需求確認書

  在所有需求都得到確認後，準備一份需求確認書，由客戶簽字確認。這份確認書是對雙方權益的保障，能避免後續出現爭議。需求確認書應包含以下內容：

  • 項目名稱和描述
  • 所有已確認的需求細節
  • 變更管理流程
  • 雙方簽字和日期

  實用技巧分享

  • 積極傾聽： 在與客戶溝通時，集中注意力，認真傾聽他們的每一句話。
  • 提問： 透過提問來澄清疑慮，並引導客戶更深入地思考他們的需求。
  • 換位思考： 站在客戶的角度思考問題，理解他們的業務和目標。
  • 保持耐心： 需求確認是一個反覆溝通的過程，需要耐心和細心。
  • 善用工具： 使用原型設計工具、思維導圖等工具來輔助需求確認。

  通過以上步驟，你可以有效地確認客戶需求，為網站架構規劃打下堅實的基礎，並最終交付一個讓客戶滿意的網站。

  網站架構規劃SOP:客戶需求訪談與紀錄結論

  透過這份「網站架構規劃SOP:客戶需求訪談與紀錄」完整教學，你已經掌握了一套從訪談準備到需求確認的完整流程。 從一開始的深入研究客戶背景，制定詳細的訪談提綱，到訪談過程中善用開放式和封閉式問題，引導客戶清晰表達需求，每個步驟都至關重要。 更重要的是，我們強調了完善的記錄和整理方法，以及需求確認的重要性，這些都是確保最終交付符合客戶期望的高品質網站的關鍵。

  記住，高效的「網站架構規劃SOP:客戶需求訪談與紀錄」並非一蹴可幾，需要持續的練習和反思。 每一次訪談都是寶貴的學習機會，讓你更精進訪談技巧，更深入地理解客戶需求。 透過不斷優化你的SOP，你將能更有效率地收集資訊，減少溝通成本，提升項目效率，最終交付更符合客戶期望，且更具使用者友善性的網站。

  希望這份教學能幫助你建立一套屬於你自己的高效「網站架構規劃SOP:客戶需求訪談與紀錄」，在網站開發的道路上，順利地完成每一個專案！

  網站架構規劃SOP:客戶需求訪談與紀錄 常見問題快速FAQ

  Q1. 如何準備一次高效的客戶需求訪談？

  高效的客戶需求訪談需要事先做好充分的準備，如同打仗前要做好戰略部署。首先，深入瞭解客戶的業務背景、目標市場和競爭對手，有助於你提出更具針對性的問題。制定詳細的訪談提綱，包含開放式和封閉式問題，涵蓋客戶的業務目標、網站功能需求、目標受眾、設計風格、預算和時程等關鍵資訊。準備錄音設備、筆記本電腦或紙筆，以及必要的視覺輔助工具，例如網站範例、競爭對手分析和網站架構草圖，能讓你更有效率地收集和記錄資訊。此外，提前瞭解客戶對網站的期望和潛在問題，將有助於訪談過程更順利和有效率。

  Q2. 如何記錄訪談內容纔能有效地整理和分析客戶需求？

  記錄訪談內容不只是簡單地筆記，更重要的是將訪談內容轉化為可操作的資訊。建議使用筆記本電腦搭配雲端筆記工具，例如Evernote或Notion，記錄訪談重點、客戶的意見和想法。錄音功能能捕捉到訪談的完整內容，再透過文字轉錄工具將其轉換為文字稿。同時，利用思維導圖工具，例如XMind，將客戶的需求、想法和關聯性視覺化，讓整體需求一目瞭然。更進一步，使用白板和便籤在面對面訪談中，能進行即時的互動和確認，並建立一個更直觀的溝通環境，有效提升訪談效率。 務必詳細記錄客戶的業務目標、網站功能需求、目標受眾的特性，以及客戶對網站風格、預算和項目的時程安排等方面的期望，這將是後續網站架構設計的關鍵參考。

  Q3. 如何確認客戶需求，並避免與客戶產生誤解？

  需求確認是確保你與客戶對網站的理解一致的重要環節。首先，撰寫一份簡潔明瞭的需求總結報告，包含項目目標、目標受眾、核心功能、設計風格偏好、預算和時程等資訊，並使用清晰易懂的語言，避免專業術語。接著，安排需求確認會議，仔細確認報告中的每個細節。鼓勵客戶提出問題和疑慮，並耐心解答。使用視覺化工具，例如原型圖或線框圖，幫助客戶更好地理解你的設計方案。收集並處理客戶的反饋，並根據反饋調整方案，直到雙方對需求達成共識。最後，簽署需求確認書，明確雙方的權利與義務，避免日後產生爭議。